Por Enric López, C.
En un entorno donde los desplazamientos de empresa exigen mayor agilidad, el sector del Business Travel afronta el reto constante de equilibrar el control corporativo con la autonomía del viajero.
Para responder a esta necesidad, las soluciones tecnológicas avanzadas permiten centralizar reservas, automatizar políticas de gastos e integrar criterios de sostenibilidad de forma eficiente.
En esta entrevista con Sergi Anter, Digital Selling, Partners & Supplier Manager de Ween, profundizamos en cómo la innovación en software, combinada con el asesoramiento experto y la modularidad, está democratizando la gestión de viajes tanto para pymes como para grandes corporaciones, garantizando una transición hacia modelos más productivos, eficientes y sostenibles.
Ween es uno de los más de 150 miembros del Tech Tourism Cluster. ¿Nos puedes explicar brevemente los elementos principales de vuestra empresa?
Ween es una empresa tecnológica especializada en la gestión de viajes corporativos. A través de una plataforma web y una aplicación móvil nativa, centraliza la reserva de vuelos, trenes, hoteles y vehículos de alquiler, junto con otras funciones relacionadas con el control y la administración de los viajes.
Nuestra solución combina la posibilidad de tener autonomía en reservas para el propio viajero con funcionalidades dirigidas a los responsables de la empresa: políticas de viaje, flujos de aprobación, centros de coste, referencias en factura o diferentes permisos por roles, así como gestión multisociedad, alertas, mapa de ubicación de viajeros en casos de asistencia o seguridad, informes y visibilidad sobre las reservas realizadas.
Apostamos por un modelo de gestión híbrido. La tecnología permite resolver de forma autónoma las gestiones habituales, mientras que nuestros Ween Advisors —agencias especializadas en viajes de empresa— ofrecen asistencia profesional cuando una reserva, una incidencia o un itinerario requiere intervención humana, así como si la empresa o el viajero requiere de un asesor experto para tramitar un viaje complejo.
Estamos orientados a compañías de diferentes tamaños, desde pequeñas empresas con pocos viajeros hasta organizaciones con estructuras, políticas y necesidades de integración más complejas.
En el Business Travel siempre ha existido una tensión entre la flexibilidad del empleado y el control que exige la empresa. ¿Cómo consigue Ween resolver este dilema?
No creemos que el control empresarial y una buena experiencia del viajero sean objetivos incompatibles. El problema aparece cuando el control se aplica mediante procesos externos a la reserva, o este control no está alineado con las necesidades de los viajeros y el mercado de viajes. Mantener un control mediante correos electrónicos, autorizaciones manuales o hojas de cálculo solo aporta ineficacias, dispersión de información y disrupciones.
Nuestro planteamiento consiste en incorporar las reglas de la empresa dentro del propio proceso de viaje. La compañía puede definir políticas, presupuestos, centros de coste, permisos y circuitos de aprobación. De esta manera, el viajero conoce desde el inicio el marco en el que puede reservar y el responsable dispone de trazabilidad y visibilidad sin tener que revisar manualmente cada gestión.
Al mismo tiempo, el usuario mantiene capacidad de elección entre distintas alternativas de transporte y alojamiento, puede configurar su perfil personal y sus preferencias, consultar sus viajes desde la aplicación y recibir asistencia cuando la necesita.
El objetivo no es eliminar todas las excepciones, porque los viajes corporativos están llenos de cambios e imprevistos, sino gestionar de forma automática los casos habituales y reservar la intervención humana para aquellos que realmente la requieren. El beneficio compartido aparece cuando la empresa gana control sin añadir burocracia y el viajero obtiene autonomía sin tener que actuar fuera de la política corporativa.
Habéis automatizado políticas de viaje, aprobaciones y la integración del control de gastos con OKTicket. ¿Cuál ha sido el mayor reto tecnológico y de producto?
El principal reto ha sido convertir un ecosistema muy fragmentado en una experiencia aparentemente sencilla para el usuario. Detrás de una reserva intervienen muchas fuentes de contenido, sistemas y reglas diferentes: distribución aérea GDS, NDC y low cost, diferentes operadores ferroviarios, distribuidores hoteleros, compañías de alquiler de vehículos, medios de pago o garantías, políticas internas y sistemas de gestión de gastos.
La dificultad no consiste únicamente en conectar estos sistemas, sino en normalizar su información y mantener la coherencia durante todo el ciclo de reserva.
Desde el punto de vista de producto, otro reto ha sido y sigue siendo simplificar el proceso de compra con una interfaz sencilla para el usuario y con los menores clics o pasos posibles, sin ocultar información relevante. Así como poder integrar nuevos proveedores o productos que aporten valor al viajero de negocio y a las empresas, adaptándolo a nuestra plataforma, como es el caso de OkTicket o recientemente Reclamatravel.
Con OkTicket ofrecemos una solución complementaria para la gestión digital de todos sus gastos mediante un partner experto, el cual les aporta control y eficiencia eliminando tareas humanas que no aportan valor.
Miembro del Grupo de Investigación en Alojamientos Turísticos y Restauración del Campus CETT – UB. Profesor en Marketing Digital. Conferenciante. Miembro en Comités Científicos de Congresos. Foundrising, Entrepreneurship & Awards CETT Fundació – CETT. Doctor (PhD) Universidad de Barcelona.
