La gestión hotelera genera cada día una gran cantidad de datos, desde la ocupación y las reservas hasta las incidencias operativas y la disponibilidad de personal. Sin embargo, disponer de toda esa información no garantiza que los responsables puedan interpretarla con rapidez y tomar las mejores decisiones. Sebastià Vidal, director general de Turismo de CEI Europa, abordó este reto en su flash talk «Hotelero, ven a conocer las 3 tareas que te harán empezar bien el día en tu hotel», presentada en el Smart Travel News Roadshow Las Palmas 2026. Su propuesta pasa por transformar el PMS en una herramienta capaz de anticiparse a las necesidades del establecimiento y ayudar a priorizar las decisiones del día.
Tres tareas para empezar mejor la jornada
Vidal comenzó su intervención con una propuesta que combinaba tres hábitos para arrancar el día: hacer ejercicio, tomar un desayuno saludable y conseguir que el PMS del hotel dé los buenos días con información útil para la gestión.
Las dos primeras recomendaciones buscan activar el cuerpo y la energía antes de empezar la jornada. La tercera introduce el verdadero eje de la ponencia: un sistema de gestión que no se limite a mostrar datos, sino que presente una visión clara de la situación del hotel y sugiera qué conviene hacer.
Durante su presentación, Vidal ejemplificó cómo podría ser ese inicio de jornada. El sistema ofrecería un resumen con los check-ins y check-outs previstos, las habitaciones bloqueadas, las bajas del personal y distintas recomendaciones para la operativa comercial y diaria.
Entre ellas, podría sugerir una subida de tarifas, advertir de una incidencia con Expedia o recordar que determinados grupos deben confirmar sus reservas durante esa semana.
La idea es que el responsable del hotel reciba desde el principio una visión estructurada de lo que requiere atención, sin tener que construirla manualmente a partir de distintas fuentes de información.
Mira la ponencia completa aquí:
Más datos no significan más control
Uno de los problemas que Vidal identificó en la gestión hotelera es el tiempo que los profesionales dedican a recopilar información antes de poder tomar decisiones.
Para conocer la situación real del establecimiento, un responsable puede tener que llamar a recepción, consultar al departamento de pisos, revisar informes y navegar entre diferentes paneles de control. Cuando falta algún dato, la respuesta habitual puede ser crear otro dashboard, añadiendo una nueva fuente que consultar.
Este proceso hace que la información esté disponible, pero no necesariamente que resulte fácil de utilizar. El tiempo dedicado a reunir y cruzar datos retrasa el momento en que el profesional puede actuar.
«Más datos no tiene por qué suponer tener más control», fue una de las ideas centrales de su intervención.
Para Vidal, el verdadero cambio consiste en pasar de una herramienta que obliga al usuario a buscar información a un sistema que la organiza, identifica los asuntos relevantes y facilita la toma de decisiones. El objetivo no es acumular más indicadores, sino recibir la información necesaria para actuar en el momento adecuado.
Del PMS basado en acciones al PMS basado en intenciones
La transformación que propone CEI Europa supone un cambio en la forma de interactuar con el sistema de gestión hotelera. Vidal lo resumió con una distinción: pasar de un PMS tradicional basado en acciones a uno basado en intenciones.
En el modelo convencional, el usuario debe ejecutar una secuencia de operaciones para obtener una respuesta. Consultar la ocupación, revisar las tarifas, comprobar una incidencia o analizar un informe son acciones que requieren navegar por diferentes pantallas y herramientas.
En el modelo basado en intenciones, la interacción parte del objetivo que se quiere alcanzar. En lugar de limitarse a consultar información, el profesional puede plantear necesidades como optimizar las tarifas, proteger la operativa o priorizar las tareas pendientes.
La diferencia está en que el sistema no se limita a responder una pregunta, sino que busca ayudar a materializar esa intención mediante los datos y procesos disponibles.
Este planteamiento pretende reducir el tiempo dedicado a las tareas de consulta y permitir que los responsables se concentren en decidir qué necesita el hotel y qué acciones conviene llevar a cabo.
Qué aporta un PMS diseñado con agentes de inteligencia artificial
Vidal explicó que este enfoque se apoya en el concepto de PMS agéntico: un sistema diseñado para que tanto las personas como los agentes de inteligencia artificial puedan interactuar con él.
Según detalló, no se trata simplemente de incorporar un chatbot al que hacer preguntas. La propuesta contempla un sistema capaz de comprender una petición, coordinar distintos procesos, ejecutar tareas y aprender para repetir ese ciclo.
Para ello, diferentes agentes trabajan de forma coordinada bajo la supervisión de un agente de orquestación, encargado de organizar los flujos de trabajo. Entre las tareas que podrían realizar se encuentran gestionar un check-in, consultar la ocupación o generar automáticamente una asignación de habitaciones.
La automatización permite reducir la intervención manual en procesos repetitivos y facilitar que distintas operaciones se desarrollen de forma coordinada. Aun así, Vidal subrayó que la última palabra sigue estando en manos del profesional que gestiona el hotel.
La tecnología debe ayudar a ejecutar procesos y aportar información para decidir, pero la supervisión humana continúa siendo una parte fundamental del modelo.
Una nueva forma de visualizar y gestionar el hotel
Durante la ponencia, Vidal mostró ejemplos de cómo podría visualizarse este sistema, combinando una representación gráfica del establecimiento, distintos tipos de indicadores y una lista de agentes disponibles para ejecutar tareas.
Esta interfaz busca ofrecer una visión más directa de la situación del hotel y facilitar el acceso a las funciones que el usuario necesita en cada momento.
Además, la interacción podría ir más allá de la navegación por pantallas. Vidal señaló que el sistema también permitiría trabajar con el PMS mediante la voz, abriendo la puerta a una gestión más directa de las operaciones.
El objetivo es que los profesionales puedan expresar qué necesitan y que el sistema les ayude a llevarlo a cabo, en lugar de obligarlos a conocer de antemano todos los pasos necesarios para completar cada proceso.
La tecnología como apoyo para decidir mejor
La propuesta presentada por Sebastià Vidal apunta a una evolución del PMS, que pasa de ser una herramienta para registrar y consultar información a convertirse en un sistema capaz de coordinar tareas y ayudar a priorizar decisiones.
En un entorno hotelero con múltiples departamentos, incidencias y necesidades comerciales, esta evolución puede contribuir a reducir el tiempo dedicado a recopilar datos y gestionar procesos repetitivos.
La clave está en que la tecnología no solo muestre lo que está ocurriendo, sino que ayude a identificar qué requiere atención y facilite la ejecución de las tareas necesarias.
Así, las tres recomendaciones de Vidal adquieren un sentido más amplio: empezar el día con energía, tener una alimentación adecuada y contar con un PMS que ofrezca una visión clara de las prioridades del establecimiento. Porque, en su planteamiento, empezar bien la jornada en un hotel también significa dejar de perseguir datos para concentrarse en las decisiones que realmente importan.
