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Cambiar el PMS es una de las decisiones estratégicas más complicadas que puede afrontar una cadena hotelera. No se trata solo de sustituir un software, sino de intervenir en el núcleo operativo del negocio: reservas, facturación, reporting, distribución y gestión diaria dependen de ese sistema.
Por eso, cuando abba Hoteles, con 25 establecimientos entre hoteles y apartamentos en España y Latinoamérica, decidió migrar a Ulyses Cloud, el proyecto se abordó como una transformación estructural.
Lo llamativo es que el cambio no estaba inicialmente en la hoja de ruta inmediata de la compañía. Tal y como explica David García, director comercial de la cadena, el grupo mantenía una actitud permanente de análisis del mercado, pero no una urgencia concreta de sustitución.
El contacto con la solución tecnológica fue el detonante. Tras un primer análisis y varias reuniones comparativas con otros proveedores, el equipo detectó un encaje claro entre sus necesidades de centralización y el modelo de plataforma propuesto.
La diversidad operativa de abba: hoteles y apartamentos, distintos mercados y estructuras de gestión, exigía un entorno capaz de unificar procesos sin perder flexibilidad. Desde el equipo de Septeo Hospitality, Verónica Torres, directora de operaciones, explica que “desde el inicio se identificó la necesidad de un PMS multiestablecimiento que permitiera convivir distintos modelos de alojamiento bajo una misma arquitectura tecnológica”.
Preparar a los equipos antes que al sistema
Si la decisión tecnológica fue estratégica, la gestión del cambio fue determinante. Migrar 25 establecimientos implica coordinar equipos operativos, financieros y de dirección, además de mantener la actividad diaria sin interrupciones.
Según señala David García, el proceso comenzó mucho antes del arranque técnico. Se organizaron reuniones previas con las áreas implicadas, se identificaron posibles puntos de fricción y se definió un calendario progresivo de implantación. La resistencia al cambio reconoce, es natural en este tipo de proyectos, especialmente cuando el PMS, “el corazón y el cerebro de la cadena”, está en juego.
A esta complejidad se añadió un elemento adicional: la migración simultánea del channel manager. Lejos de fragmentar el proceso en fases independientes, la compañía optó por abordar ambas transiciones de forma conjunta para optimizar el impacto y evitar duplicidades posteriores.
Una implantación sin incidencias
El plan inicial contemplaba la migración en menos de un año. Finalmente, el proyecto se cerró en diez meses efectivos, incluyendo la implantación en establecimientos ubicados en Chile y México, mercados donde la solución no operaba inicialmente.
La coordinación entre ambos equipos permitió adaptar el sistema a estos destinos y garantizar la continuidad operativa. Durante todo el proceso, la actividad de los hoteles se mantuvo sin interrupciones. Hubo ajustes y adaptaciones, como es habitual en cualquier migración tecnológica de esta envergadura, pero no se registraron incidencias estructurales ni bloqueos operativos.
Desde abba Hoteles reconocen que la percepción final ha sido incluso más positiva de lo previsto: la sensación interna es que el proceso fue fluido, una valoración que atribuyen tanto a la planificación previa como al acompañamiento técnico y humano durante la implantación.
Mejora en el dato, eficiencia y capacidad de integración
Una vez consolidado el sistema, los efectos comenzaron a percibirse en tres áreas principales:
- La primera es la gestión del dato. El nuevo entorno ha permitido estructurar la información de forma más analítica y orientada a la toma de decisiones. Para la dirección comercial, no se trata únicamente de disponer de datos, sino de que estos sean útiles, explotables y comparables entre propiedades.
- La segunda mejora se ha producido en los tiempos operativos. Los procesos se han agilizado tanto en los establecimientos como en la central, reduciendo tareas manuales, automatizando procesos y simplificando flujos de trabajo.
- El tercer elemento diferencial ha sido el ecosistema de integraciones. En un contexto donde los hoteles trabajan con múltiples soluciones especializadas: revenue management, CRM, herramientas de reputación o distribución, la facilidad de conexión mediante APIs se ha convertido en un factor clave. La incorporación de nuevas integraciones durante el proyecto se realizó sin fricciones relevantes, reforzando la escalabilidad del sistema.
Tecnología como acelerador de la innovación
Más allá de la operativa diaria, la implantación ha tenido impacto en la estrategia futura del grupo. La cadena señala que el nuevo entorno tecnológico elimina barreras que anteriormente relentizaban ciertos proyectos, permitiendo acelerar iniciativas orientadas a la experiencia del huésped y a la optimización comercial.
La cultura corporativa de abba Hoteles, históricamente vinculada a la innovación, encuentra ahora un soporte tecnológico alineado con esa filosofía. El nuevo sistema no solo resuelve necesidades actuales, sino que facilita la evolución continua del modelo de negocio.
Conclusión: atreverse a dar el paso
Desde la experiencia reciente, el mensaje hacia otras cadenas que estén valorando un cambio de PMS es claro: analizar con rigor la necesidad, preparar a los equipos y asumir que el cambio forma parte de la evolución empresarial.
Si el proceso está bien planificado y cuenta con acompañamiento especializado, el riesgo se reduce significativamente.
El proyecto de abba Hoteles demuestra que una migración integral de gran escala puede ejecutarse sin comprometer la operativa diaria cuando existe alineación estratégica y trabajo conjunto entre proveedor y cliente. En un sector donde la transformación digital ya no es opcional, sino estructural, el cambio de PMS deja de ser un riesgo para convertirse en una palanca de crecimiento.
