El sector de la organización de congresos y eventos corporativos afronta el reto de simplificar operativas complejas y reducir la dependencia de herramientas fragmentadas.
La implementación de plataformas tecnológicas integrales permite automatizar procesos clave —desde la inscripción inicial y la firma de documentos hasta el control de accesos y la gestión hotelera—, facilitando una capacidad de reacción inmediata ante imprevistos y optimizando la comunicación personalizada con los asistentes.
Para profundizar en este ámbito, hemos podido entrevistar a Xaviel Casals, CEO & CTO de Parlam y BeGuest, dos plataformas SaaS orientadas a resolver necesidades específicas en los ámbitos de la gestión de traducciones y la gestión de invitados y eventos.
uno de los más de 150 miembros del Tech Tourism Cluster, una agrupación de empresas con modelos de negocio híbridos entre tecnología y turismo, junto a agentes del ecosistema tecnológico y de conocimiento, como universidades y centros de investigación.
BeGuest es uno de los más de 150 miembros del Tech Tourism Cluster, ¿nos puedes explicar los elementos principales de vuestra empresa?
BeGuest es una plataforma que acompaña a las agencias y a los equipos de eventos durante toda la ejecución de un evento. Desde que se abre la inscripción, hasta el control de accesos el día del evento y los informes que llegan después, la idea es que el organizador tenga un único sitio donde vivir todo lo que ocurre. Centralizamos la información de los asistentes, las comunicaciones y la logística, incluyendo la gestión hotelera y de transportes. Todo ello con el objetivo de facilitar el trabajo de los equipos organizadores y evitar que tengan que depender de múltiples herramientas desconectadas entre sí.
Trabajamos sobre todo con agencias de eventos, event managers y departamentos que organizan eventos corporativos, congresos y convenciones. Es un perfil que necesita potencia de verdad, pero que no se puede permitir perder el tiempo descifrando cómo funciona la herramienta.
Si tengo que señalar qué nos diferencia, es nuestra forma de trabajar con el cliente. Mantenemos una relación muy cercana con las agencias y los profesionales que utilizan BeGuest, porque entendemos que son ellos quienes mejor conocen las dificultades de organizar un evento. Sus necesidades tienen una influencia directa en nuestro roadmap de producto.
Además, contamos con una estructura de desarrollo muy ágil, basada en una estrategia de integración y entrega continuas (CI/CD), que nos permite incorporar mejoras y nuevas funcionalidades con gran rapidez. Trabajamos con ciclos de desarrollo muy cortos, así que cuando detectamos una necesidad real somos capaces de desarrollarla y ponerla en producción en cuestión de días. Esa velocidad no es casualidad, es gracias a cómo está montada la empresa por dentro. Una organización grande no puede escuchar y entregar a ese ritmo. Nosotros sí, y ese es nuestro terreno.
Sobre hacia dónde vamos, queremos ser el copiloto invisible de las agencias y las empresas, el sistema que sostiene toda la ejecución del evento de principio a fin sin que se note. Y no queremos quedarnos en lo que pasa dentro del evento. Estamos abriéndonos en horizontal con integraciones hacia ERPs y CRS, entre otras plataformas. Queremos que BeGuest acabe siendo el centro operativo desde el que las agencias gestionen sus eventos y que sus equipos puedan dedicar su tiempo a lo que realmente importa: hacer que el evento funcione.
BeGuest se define como una solución integral que cubre las fases previas, durante y posterior de un evento (desde la inscripción y la web hasta los informes finales). ¿Cuál diríais que es el mayor dolor de cabeza (pain point) tradicional de los organizadores que vuestra plataforma resuelve de manera más radical?
Probablemente, uno de los mayores dolores de cabeza de cualquier organizador sea gestionar información que cambia constantemente y conseguir que llegue a las personas adecuadas a tiempo.
Pensemos, por ejemplo, en la recogida de datos de los asistentes. Información personal, preferencias alimentarias, alergias o detalles de los vuelos pueden acabar suponiendo una inversión enorme de tiempo cuando se gestionan mediante correos y hojas de cálculo. Con BeGuest, cada invitado dispone de un portal desde el que puede introducir y actualizar sus datos directamente, manteniendo la información accesible para la organización.
Otro ejemplo muy habitual es la firma de documentos. Nadie quiere encontrarse con una cola de 200 personas esperando para firmar una autorización y descubrir que la impresora se ha quedado sin tinta. Preferimos que el invitado pueda firmar digitalmente los documentos necesarios días antes de llegar al evento, desde su propio portal.
Pero donde realmente se pone a prueba la operativa es con los imprevistos. Imagina un chófer esperando en el aeropuerto a un asistente que ha comunicado un cambio de vuelo hace apenas una hora. O que, durante el evento, el cliente decide regalar camisetas y necesitas recopilar las tallas de 500 personas. Son situaciones que pueden desbordar incluso a un equipo perfectamente organizado.
BeGuest permite gestionar estos cambios con información actualizada y generar informes que reflejan las modificaciones recientes, facilitando que los equipos puedan reaccionar sin tener que reconstruir manualmente toda la información.
Al final, se trata de que un cambio de última hora no se convierta en una cadena de problemas para toda la organización. 
La aplicación y el portal de invitados centralizan agendas, networking, chats y el control de accesos mediante códigos QR escaneados por el staff. ¿Cómo habéis equilibrado la potencia técnica de la herramienta para los organizadores con una experiencia de usuario (UX) lo suficientemente ágil y limpia para el asistente final?
Por mucho que trabajes el UX en el diseño, el mejor juez siempre acaba siendo el cliente y las incidencias reales del usuario. Si algo no es intuitivo, lo descubres en cuanto la funcionalidad sale a la calle.
En nuestro caso, trabajamos con dos perfiles con necesidades muy diferentes.
Por un lado, está el organizador, que es nuestro cliente directo y tiene delante una herramienta muy potente. No nos engañemos, esa potencia exige formación, y por eso estamos a su lado en cada paso. Un cliente de BeGuest nunca puede sentir que está desatendido, porque para nosotros, el soporte no es algo secundario.
Por otro lado, está el invitado, ahí es donde tenemos el mayor reto de diseño. Son personas de cualquier perfil, casi nunca técnico, que tienen que poder usar el portal de invitados, el de documentos, el de encuestas y la app de forma intuitiva, sin tener que preguntarse cómo funciona cada cosa. Ese listón es el que nos marca el diseño, y sin ningún tipo de duda, lo estamos consiguiendo.
En un evento, no todos los asistentes necesitan recibir la misma información ni en el mismo momento. ¿Cómo puede la tecnología ayudar a que la comunicación con el invitado sea más relevante y personalizada antes, durante y después del evento?
La clave está en entender que comunicar bien no significa comunicar más. Significa que cada invitado reciba únicamente la información que necesita y cuando la necesita.
En un mismo evento puedes tener perfiles muy distintos, con agendas, hoteles, horarios, actividades y necesidades muy diferentes. Si toda la comunicación se hace de forma general, acabas enviando información que para una parte de los asistentes no es relevante. Por eso en BeGuest trabajamos mucho la segmentación. La información que ya tienes del invitado te permite crear grupos y dirigir las comunicaciones únicamente a las personas a las que realmente afectan.
Esto mismo empieza mucho antes del evento. Desde la propia plataforma puedes diseñas y enviar emails personalizados gracias al editor, segmentar los destinatarios y hacer un seguimiento detallado de las campañas y métricas. Pero la comunicación no termina cuando el invitado llega. Durante el evento aparecen cambios y dudas, y ahí es donde entran canales más inmediatos como el chat o las notificaciones push de la app.
Para nosotros es muy importante que la comunicación sea bidireccional. No solo queremos que el invitado sea únicamente alguien que recibe mensajes, también queremos oír su voz. Por eso, a través de las encuestas podemos recoger su opinión y entender qué está funcionando y cómo ha vivido la experiencia.
Al final, el objetivo es que el organizador pueda gestionar toda esa conversación desde un mismo entorno y que el invitado tenga la sensación de que está recibiendo información que tiene sentido para él en cada momento.
Mirando hacia la evolución de la industria de eventos corporativos y congresos, ¿hacia dónde se dirige la demanda tecnológica de las empresas y qué nuevas capacidades o automatizaciones tenéis en el radar para incorporar en BeGuest?
Creemos que el sector se dirige hacia una gestión cada vez más conectada y automatizada. Los event managers necesitan que las herramientas que utilizan puedan comunicarse entre sí y que buena parte de las tareas operativas dejen de depender de intervenciones manuales.
Nuestro roadmap es ambicioso, y avanza precisamente en esa dirección, con el objetivo de consolidar BeGuest como un ERP integral para empresas y agencias de eventos.
Una de nuestras principales líneas de desarrollo son las integraciones. Estamos diseñando un framework para conectarnos con herramientas externas y que la plataforma deje de ser una isla. Queremos, por ejemplo, poder comunicar cambios e imprevistos del evento directamente por Slack, Teams, WhatsApp o correo, según cómo trabaje cada organización. También estamos trabajando en la conexión con sistemas de gestión hotelera (CRS), para automatizar la reserva y la asignación de los hoteles y que el cálculo de sus costes salga solo, sin picar nada a mano. A eso le sumamos puentes hacia CRMs para intercambiar la información de los invitados, y hacia ERPs para volcar todo lo que operaciones y finanzas necesitan.
La otra pata son los workflows avanzados. Es un motor de automatización con reglas de negocio sencillas que queremos aprovechar sobre todo en la fase de «On Site», para convertirla en algo reactivo. La idea es que un suceso dispare por sí solo las tareas que hoy alguien hace corriendo.
Pongamos un caso muy habitual, un conductor comunica que su autobús llegará con retraso. En lugar de que alguien del equipo tenga que localizar a todos los pasajeros y avisarlos individualmente, queremos que BeGuest pueda detectar esa incidencia y enviar automáticamente una notificación a los afectados.
Lo mismo ocurre con un cambio de hotel, que puede desencadenar modificaciones en el transporte y en la información que recibe cada invitado. Nuestra intención es que esas acciones puedan ejecutarse de forma coordinada desde la propia plataforma.
Con esas dos piezas funcionando, la siguiente fase será crear nuestro propio MCP y un asistente con IA capaz de operar la plataforma desde la app con una simple instrucción de voz.
Imaginamos una plataforma que pueda responder a las necesidades del organizador mientras el evento está sucediendo, sin obligarle a estar constantemente pendiente de la pantalla. Ese es el camino que queremos seguir, queremos que la tecnología asuma progresivamente las tareas que se pueden automatizar y que las agencias puedan concentrarse en atender a sus invitados y gestionar la experiencia del evento.
Formáis parte de un entorno puntero en innovación como es el ecosistema del Tech Tourism Cluster. ¿Qué sinergias encontráis al colaborar dentro de esta red de empresas traveltech y cómo os ayuda a escalar vuestra tecnología frente a los gigantes globales de la distribución?
Lo primero que aporta es visibilidad, que nunca sobra. Pero más allá de eso, el Cluster reúne a personas y empresas que son clave en el sector, y eso genera sinergias de forma casi natural. Para nosotros el valor no se queda en el negocio directo, sino que nos resulta un termómetro muy fiable de lo que está pasando en la industria, y esa lectura nos ayuda a orientar el roadmap con criterio.
Frente a los grandes gigantes de la distribución, formar parte de una red así nos permite movernos rápido y aprender del propio ecosistema, que es justo donde una empresa de nuestro tamaño puede sacar ventaja. Además, creemos que la colaboración entre empresas especializadas es una buena forma de impulsar la innovación. No se trata únicamente de generar oportunidades comerciales, sino de compartir conocimiento y encontrar puntos de conexión entre tecnologías que pueden complementarse.
Miembro del Grupo de Investigación en Alojamientos Turísticos y Restauración del Campus CETT – UB. Profesor en Marketing Digital. Conferenciante. Miembro en Comités Científicos de Congresos. Foundrising, Entrepreneurship & Awards CETT Fundació – CETT. Doctor (PhD) Universidad de Barcelona.
