Aunque es imposible sustituir los eventos presenciales y la interacción entre personas cara a cara, las reuniones y eventos virtuales e híbridos son una forma efectiva de llegar a una audiencia amplia y maximizar la inversión y, a la vez, son una plataforma para implicar, informar e inspirar a los asistentes.
Ya sea con empleados, clientes y/o asociados, es importante incluir eventos híbridos y virtuales en tu estrategia.
Si bien este tipo de eventos no son realmente un concepto nuevo, las empresas han tenido que adaptarse rápidamente para ofrecer a su público una experiencia que simule en parte como la de una reunión o evento presencial a través de contenido en directo (streaming).
¿Cómo adaptar un evento presencial a una versión virtual?
American Express Meetings & Events ha creado una guía con las mejores prácticas que señala la importancia de ocho puntos claves en el ciclo completo de la vida de tu evento. Esperamos que estas consideraciones te ayuden a crear una experiencia digital más interactiva y atractiva.
Reuniones virtuales e híbridas y formatos de eventos
Cuando estamos considerando la realización de una reunión híbrida, una virtual o que formato de evento encajaría mejor, los objetivos, el presupuesto y el tiempo ayudan a determinar la elección más adecuada.
Es importante pensar en el tipo de reunión o evento que se está planteando y si podría ser desarrollado en un entorno virtual o híbrido.
La mayoría de las reuniones y eventos se pueden definir o adaptar, pero hay algunos eventos que realmente necesitan un mayor contacto y que no son adaptables a estos formatos; como, por ejemplo, los viajes de incentivo.
Los eventos exclusivamente virtuales necesitan de una menor inversión de esfuerzo y tiempo, al haber menos interacción. Las reuniones híbridas requieren mayor coordinación y un soporte audiovisual, y las reuniones híbridas donde intervienen diferentes espacios son las que necesitan más recursos dado que hay un mayor número de variables a considerar.
Pasos a tener en cuenta en el ciclo de vida de reuniones y eventos virtuales e híbridos
Igual que la planificación de una reunión o evento cara a cara, el diseño de los formatos virtuales conlleva una atención minuciosa.
Aunque la tecnología es una parte esencial, ciertamente no es la única. Es importante abordar cualquier evento virtual o híbrido de la misma manera que se haría con un evento presencial.
Toda la creatividad que un meeting planner aporta a las reuniones y eventos cara a cara, se puede reutilizar en un entorno virtual, aunque de diferente manera.
- Diseñar, alcanzar y planificar la experiencia del evento alineándola con tus objetivos, políticas y procesos de cumplimiento.
- Realizar una evaluación de la tecnología a adquirir para determinar las soluciones necesarias para lograr tus objetivos.
- Crear una identidad y diseño para el evento en línea con la estrategia, que luego se puede replicar en todo el contenido de apoyo y comunicaciones.
- Crear el registro de asistentes e invitaciones para controlar y maximizar la asistencia.
- Preparar el contenido y al ponente o ponentes para evitar riesgos en la ejecución y desarrollo de la reunión y/o evento.
- Gestionar la experiencia de los participantes para que el evento virtual / híbrido / multi-híbrido sea lo más provechoso, atractivo y personalizado posible.
- Organizar la producción y el apoyo tecnológico virtual de cara a prevenir y gestionar incidencias audiovisuales para que el equipo pueda centrarse en los objetivos del evento.
- Maximizar los resultados mediante el uso de datos para compartir el valor añadido de los eventos virtuales con las partes interesadas. Monitorizar los comentarios de los asistentes para mejorar continuamente el programa.
