Las políticas de viajes corporativos sólo pueden ser eficaces en el ahorro y eficiencia de dichos viajes si esas políticas se comunican efectivamente con el viajero de negocios.
Según un nuevo análisis del proveedor de soluciones hoteleras HRS y la Global Business Travel Association (GBTA), los viajeros de negocios pueden tener más influencia en la configuración de la política de viajes corporativos de lo que un gestor de viajes puede querer admitir.
En su reciente informe, Travel Policy Communication: Understanding Disconnects and Increasing Compliance, las compañías consultadas descubren un punto importante sobre la política de viajes corporativos: «la percepción es más importante que la realidad».
Lo que un viajero corporativo percibe de la política de su compañía es más importante que la realidad de esa política.
«Si un viajero de negocios no recuerda haber recibido un correo electrónico describiendo las comodidades que se le ofrecen cuando se aloja en un hotel, saber si el agente de viajes envió el correo electrónico o no es en gran medida irrelevante», concluyeron GBTA y HRS.
Este punto tiene un impacto significativo en la inversión corporativa: un agente de viajes puede haber dicho a un empleado que la conexión wifi está incluida en su estancia en el hotel, por ejemplo, pero si no lo recuerda, ese viajero hará una compra por separado para acceder a internet, causando costes innecesarios para la corporación.
Información eficaz a los viajeros
Menos de la mitad de los viajeros corporativos que respondieron a una encuesta dijeron que obtienen las políticas e instrucciones de viaje de su empresa por correo electrónico, a pesar de que el 56 por ciento dice que preferiría recibir esta información de esta manera. En cambio, los viajeros de negocios reciben esta información a través de reuniones en persona y o de un manual de empleados, a pesar de los encuestados en gran parte informaron que preferirían no obtener esta información a través de estos canales.
Métodos de reserva
La política de viajes corporativos de cada empresa sigue siendo el principal factor de influencia en el comportamiento de reserva de los viajes de trabajo, de acuerdo con la investigación. El 79 por ciento de los viajeros corporativos dicen que juega un papel «importante» o «muy importante» en la forma en que realizar una reserva.
Pero hay factores que podrían alejar a un viajero de esa política. Por ejemplo, el 71 por ciento de los encuestados aseguraron que la conveniencia era un factor de primer nivel, con un 70 por ciento citando el coste, dos aspectos que pueden llevar a reservas que chocan con la política corporativa. Aproximadamente dos tercios de los viajeros corporativos aseguran reservar el hotel, el vuelo y el transporte terrestre a través de los canales aprobados por las directrices de sus empresas.
