El Registro de viajeros es una normativa obligatoria desde la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, por la cual, los gestores o propietarios de alojamientos turísticos, aunque sean particulares, están obligados a comunicar a Hospederías de la Policía Nacional, Guardia Civil, Ertztaintza o Mossos d’Esquadra, los datos de sus viajeros el día del check-in.

Existe una nueva normativa para el registro de viajeros, nacida del Real Decreto 933/2021, que pretende sustituir a la orden de 2003, suponiendo un nuevo parte de viajeros que se enviará directamente al Ministerio de Interior, con el fin de proteger la seguridad y el control turístico en España.

Dicha normativa, que todavía no ha entrado en vigor al 100%, está generando cierto revuelo en el sector, puesto que la lista de datos a recopilar delos huéspedes, se incrementa, y con ello las labores de gestores y propietarios de alquiler turístico.

En este artículo veremos las directrices esenciales que los alojamientos turísticos deben seguir para cumplir con la ley y evitar sanciones. El registro de viajeros no solo ayuda a las autoridades a garantizar la seguridad pública, sino que también facilita la localización de viajeros en caso de emergencias tanto dentro como fuera del país. Por tanto, es fundamental que tanto operadores turísticos como viajeros comprendan su importancia y se aseguren de cumplir con todas las obligaciones que este implica. 

​¿Es obligatorio hacer el registro de viajeros según el Real Decreto 933/2021?

El Real Decreto 933/2021 cambia algunos aspectos del proceso de registro de viajeros que se alojen en establecimientos turísticos, implicando tanto a hoteles, viviendas de uso turístico, apartamentos turísticos, villas o casas rurales, los gestionen particulares o empresas, incluso amplia su aplicación a los intermediarios como agencias de viajes online. Todavía no ha entrado en vigor, pero la obligatoriedad seguirá siendo la misma que la que lleva aplicando desde 2003.

​​Datos obligatorios hasta la entrada en vigor del nuevo Decreto

Hasta que entre en vigor del nuevo Decreto, los datos a recopilar consisten en:

• Nombre y apellidos de los huéspedes mayores de 14 años
• Nacionalidad​
• Sexo
• Fecha de nacimiento
• Tipo de documento
• Número de documento
• Fecha de expedición
• Firma

*Plantilla para el registro de viajeros automático de AvaiBook by idealista

​Datos adicionales con la entrada en vigor del nuevo Decreto

Algunos de los cambios de esta nueva normativa incluirán:

• ​Fechas de entrada y salida de los viajeros
• Identificador de reserva
• Datos adicionales del cliente que realiza la reserva
• Número de soporte del documento (para DNIs españoles)
• Datos de los menores
• Datos relacionados con el método de pago de la reserva
• Parentesco en el caso de menores

Cambia también la plataforma en la que habrá que enviar los datos, que será la de ses.hospedajes del Ministerio de Interior y el número de comunicaciones, que implicará también a las agencias online y pasará de 1 a 2 comunicaciones.​

Cómo utilizar ses.hospedajes para el registro eficiente de viajeros

La plataforma ses.hospedajes del Ministerio del Interior es una herramienta diseñada para facilitar la transmisión y recopilación de los datos para el registro de viajeros. Este sistema permite a los alojamientos turísticos cumplir con la normativa vigente de una manera más segura, garantizando que los datos de los huéspedes sean registrados correctamente y estén accesibles para las autoridades cuando sea necesario.

Pasos para utilizar la plataforma de ses.hospedajes para llevar a cabo el registro de viajeros:

1. Acceso a la plataforma ses.hospedajes: Para comenzar, es necesario acceder a la plataforma mediante la web oficial del Ministerio del Interior. Si es la primera vez que utilizas el sistema, se debe seleccionar la opción de registro para crear una nueva cuenta.
2. Registro del establecimiento y creación de cuenta: Una vez dentro, deberás registrar tu establecimiento proporcionando toda la información requerida, como el nombre del negocio, dirección y datos de contacto. Con esta información, podrás crear una cuenta de usuario que te permitirá gestionar los registros de tus huéspedes.
3. Ingreso de los datos de los huéspedes: El siguiente paso es ingresar los datos personales y de identificación de cada uno de los viajeros que se hospeden en tu establecimiento. Es fundamental asegurarse de que todos los datos estén correctamente introducidos para evitar posibles sanciones.

Soluciones tecnológicas para el registro automatizado de viajeros

Aunque tanto la solicitud de los datos como la carga en la web de Hospederías, son una tarea fácil, pero costosa a nivel de tiempo, es decir, tiempo dedicado a solicitar la información a los huéspedes y tiempo para cargar dicha información en la web, existen herramientas que solicitan, recopilan y envían la información requerida de manera automática. Por ejemplo, idealista con el software de AvaiBook, contempla este proceso entre sus numerosas funciones que facilitan a los propietarios y gestores de alojamientos turísticos, utilizar la tecnología como aliada para optimizar procesos y delegar de forma segura.

Este tipo de soluciones tecnológicas se han convertido en aliados indispensables para los operadores turísticos, ya que permiten agilizar el proceso de check-in y asegurar que todos los datos requeridos sean recopilados conforme a la ley.

El uso de estas aplicaciones no solo facilita la gestión diaria de los registros, sino que también proporciona una capa adicional de seguridad al almacenar la información en la nube, lo que permite un acceso rápido y seguro en caso de ser necesario por parte de las autoridades. Además, estas herramientas suelen estar actualizadas con las últimas exigencias legales, lo que te ayuda a estar siempre al día con las normativas sin necesidad de realizar un seguimiento manual constante.

Obligaciones legales y posibles sanciones por incumplimiento

Cuando un alojamiento turístico obtiene su licencia de actividad está aceptando una serie de responsabilidades asociadas a su negocio.

En el caso de las viviendas de uso turístico, villas, casas rurales y apartamentos turísticos, la obligación de realizar el registro de viajeros, lleva vigente desde antes de los cambios establecidos por el Decreto 933/2021, si bien es cierto que algunos propietarios han sido conscientes de dicha obligación a consecuencia de la notoriedad que ha adquirido la noticia por el incremento de requisitos o lo que es peor, a golpe de talonario.

Cuando un propietario obtiene su licencia turística, presenta una Declaración Responsable como requisito fundamental previo a la aprobación de dicha licencia que le permite trabajar con su o sus alojamientos de forma legal. En dicha declaración responsable se asumen las obligaciones asociadas a cumplir con la legislación, y en caso contrario, el propietario o explotador, deberá asumir las consecuencias. En algunos casos, las multas por no cumplir con la normativa para alojamientos turísticos, pueden ascender hasta los 30.000 euros, por lo que bien merece la pena cumplir o invertir en un herramienta que facilite dicha gestión y cumplimiento.

​Las viviendas y apartamentos turísticos están sujetos a controles y auditorías, como cualquier otro negocio, también a nivel fiscal, existe un arduo control sobre los ingresos y rendimientos generados, por lo que es importante conocer los requisitos aplicables.

Estrategias para una adaptación exitosa a la nueva norma

Los alojamientos que ya estuviesen registrados en los diferentes Cuerpos y Fuerzas de Seguridad implicados en el proceso de recopilación y transmisión de datos de viajeros, tendrán que ir migrando paulatinamente a la web del Ministerio de Interior. Desde enero del 2023, todas las nuevas altas han de llevarse a cabo en la web del Ministerio del Interior, que todavía se está adaptando a los cambios previstos para entrar en vigor, definitivamente, el 1 de octubre de 2024.

La anticipación y la preparación son clave para una transición fluida. Es importante que los establecimientos turísticos tomen acciones concretas y bien planificadas, como por ejemplo:

• Revisar detalladamente del Real Decreto 933/2021 para comprender todas las obligaciones y requisitos que se deben cumplir.
• Implementación temprana de sistemas automatizados que faciliten el registro y la gestión de los datos de los huéspedes.
• Capacitación del personal encargado del registro para asegurar que estén familiarizados con los nuevos procedimientos y tecnologías.
• Realizar auditorías periódicas para verificar el cumplimiento de la normativa y corregir posibles desviaciones a tiempo.
• Establecer canales de comunicación con las autoridades para resolver dudas y asegurar una interpretación correcta de la ley.

Histórico y fechas clave del Decreto 993/2021 para el registro obligatorio de viajeros

​El Decreto 993/2021, de 26 de octubre, ha pasado por varios intentos de activación desde su aprobación. Es sin duda, el Decreto que más ruido ha ocasionado por la cantidad de agentes a los que afecta, suponiendo un punto de unión entre el sector hotelero y vacacional, además de para las agencias de venta online de servicios turísticos. 

Su entrada en vigor iba a producirse el 27 de abril de 2022, pero las complicaciones para la puesta en marcha y los requisitos inalcanzables del mismo, supusieron varias prórrogas. Tras la primera prórroga de adaptación hasta el 2 de enero de 2023, se sucedió otra hasta el 2 de junio de 2023, y tras esta, otro periodo de adaptación hasta el 31de enero de 2024, finalmente, la nueva fecha para que todos los establecimientos turísticos, no solo remitan la información de sus viajeros a la web del Ministerio del Interior sino para que recopilen los datos actualizados, será el 1 de octubre de 2024.

¿Crees que entrará en vigor o que se realizará una prórroga?