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Alojamiento

PMS: qué es y cómo elegir el adecuado para tu hotel

PMS: qué es y cómo elegir el adecuado para tu hotel

Un sistema de gestión de la propiedad (PMS) es un software que facilita la gestión de reservas y las tareas administrativas de un hotel. Las funciones más importantes incluyen las operaciones de recepción, las reservas, la gestión de canales, las tareas domésticas, la gestión de tarifas y ocupación, y el procesamiento de pagos.

Aunque el software PMS controla principalmente las reservas y las transacciones financieras, también puede gestionar las tareas domésticas y llevar a cabo la gestión de recursos humanos. En general, el PMS facilita los principales procesos de un hotel relacionados con las operaciones internas y externas.

Los primeros sistemas de gestión de la propiedad hotelera se introdujeron en la década de 1970.»Pero, aún hoy, no todos los hoteles tienen uno. Un informe “Hotel Management Software BuyerView” de Software Advice muestra que en 2015 sólo el 34 por ciento de los hoteles utilizaba un software especializado, mientras que el 25 por ciento seguía dependiendo de papel y lápiz para gestionar sus hoteles, y el 16 por ciento no tenía ningún sistema de gestión hotelera en absoluto.

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El informe se basa en datos de 385 propietarios de hoteles independientes, moteles, posadas, resorts y otros tipos de propiedades hoteleras en los Estados Unidos.

Principales módulos de los PMS

Un sistema de gestión de la propiedad combina múltiples entornos de trabajo en una sola pieza de software. Dependiendo del proveedor, la combinación de módulos y funciones puede variar, y la funcionalidad de un módulo puede ser ligeramente diferente.

Cómo elegir un PMS

Según este artículo publicado en Travel Daily Media, la elección de un PMS depende del tamaño y tipo de propiedad hotelera, ya que los diferentes sistemas tienen sus propios conjuntos de características principales y módulos adicionales.

La mayoría de los actores del mercado ofrecen sistemas de gestión hotelera que se pueden personalizar para diferentes tipos de propiedades y los módulos básicos de PMS se pueden complementar con módulos adicionales, necesarios para un tipo específico de negocio.

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Muchas propiedades ya tienen plataformas de reserva o CRS propias, o ya utilizan un cierto software, por lo que es muy importante que el PMS seleccionado sea integrable con servicios de terceros.

La elección final de un PMS para un hotel depende en gran medida de la funcionalidad requerida. Pero independientemente del tamaño y el tipo de hotel, al elegir un PMS, tenga en cuenta lo siguiente:

Priorice la facilidad de uso. La interfaz de un PMS no debería ser demasiado complicada de usar e integrar. La calidad de UX impactará en la curva de aprendizaje de sus empleados. Cuanto más compleja y poco intuitiva sea la interfaz, más tiempo tendrá para invertir en la formación del personal y en la transición.

Compruebe las opciones de integración. Si ya hay sistemas utilizados por un hotel, o si planea integrar software adicional, asegúrese de que su proveedor admita todas las API necesarias y esté listo para proporcionar servicios de integración. Si ya utiliza un sistema CRM, es mejor buscar un PMS que pueda integrarse directamente con él. De lo contrario, puede considerar la posibilidad de que un consultor técnico externo preste servicios de integración.

Evaluar la atención al cliente. Cualquier cosa puede suceder con el software, pero no debe afectar el servicio del hotel. Los hoteleros necesitan acceso a soporte técnico las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Al elegir un PMS, busque comentarios de ayuda al cliente de otros hoteleros o negocie todos los términos de soporte con su proveedor para asegurarse de que cualquier fallo del software no tenga un impacto en sus operaciones.

Preste atención al grado de personalización que ofrece un proveedor. Dependiendo del tamaño y tipo de propiedad, los requisitos del PMS pueden variar. Por ejemplo, si necesita un sistema de gestión basado en la gestión de camas en lugar de un sistema basado en lhabitaciones, asegúrese de que el proveedor de PMS puede proporcionar este tipo de personalización.

Considere primero las soluciones en la nube. Las soluciones cloud son generalmente menos costosas que el software instalado localmente, y el propietario no necesita así pagar cuotas de mantenimiento. Los usuarios de software en la nube pagan una cuota de suscripción en función del número de habitaciones de un hotel y sólo pagan por los módulos que utilizan.

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