Frente a un protagonismo creciente de la seguridad en el sector de los viajes a nivel global, las compañías se adaptan y centran sus esfuerzos en la puesta en marcha de herramientas que permitan enfrentarse a la cada vez más palpable preocupación del viajero de negocios por la seguridad. No obstante, según un nuevo estudio de ACTE (Association of Corporate Travel Executives) en colaboración con American Express Global Business Travel (GBT), esta preocupación se ha convertido en una oportunidad para el travel manager. Y es que el responsable de viajes se perfila, dentro de las compañías, como la figura clave para el cumplimiento y la puesta en marcha de herramientas y procedimientos que garanticen la seguridad de sus viajeros.

A este respecto, Luis Dupuy de Lôme, director general de American Express Global Business Travel España, señala que “el viajero de negocios tiene una visión cada vez más clara de sus necesidades cuando viaja, siendo la seguridad una de las más importantes. Y su sensación de seguridad aumenta cuando es consciente de que el travel manager conoce sus pasos en todo momento para apoyarlo y protegerlo ante una situación inesperada. Esto contribuye a reforzar la confianza, a potenciar la productividad del empleado y, en definitiva, a generar un ambiente propicio que revierta en equipos más motivados y comprometidos”.

La investigación, bajo el título ‘Take the Lead on Duty of Care for the Modern Business Traveller’, y concebido como el tercer estudio de la serie ‘Meet the Modern Business Traveller’, ha mostrado que más de un tercio de los travel managers participantes (37%) están viendo cómo en sus compañías está aumentando de forma progresiva la preocupación por aquellas cuestiones relacionadas con la seguridad.

Por su parte, un 35% de los participantes manifiesta que esta preocupación se ha mantenido estable. Sin embargo, y a pesar de que la seguridad esté cada vez más presente entre las preocupaciones de las compañías, gran parte de estas empresas aún no han puesto en marcha los mecanismos necesarios para hacer frente de forma rápida y efectiva a esta prioridad. De hecho, más de un cuarto de los travel managers (27%) no cuentan con un plan de emergencia detallado a seis meses vista para hacer frente a posibles situaciones críticas en destino. La ausencia de estos planes puede estar conectada con el hecho de que gran parte de las reuniones y encuentros son rara vez planificadas con suficiente antelación. Solamente un 14% de los las compañías afirman que convocan a sus stakeholders clave a reuniones planificadas una vez o más de una vez al mes.

“El status quo para muchas compañías se basa en actuar de forma reactiva ante una crisis, en lugar de optar por la proactividad y adelantarse a posibles situaciones de emergencia. Pero este modo de actuar puede poner en peligro al viajero y, en última instancia, una actuación reactiva no sienta las bases para establecer procedimientos y protocolos de cara al futuro. Contar con una planificación proactiva es una necesidad en un contexto global de amenaza creciente”, asegura Greeley Koch, director ejecutivo de ACTE.

Además, la creciente preocupación por la seguridad tiene aún que calar y extenderse a la política de viajes de las organizaciones. Una encuesta realizada en el marco de este estudio en septiembre de 2016 revelaba que más de la mitad de los travel managers (54%) han ajustado su política de viajes para adaptarse a las nuevas necesidades del viajero relacionadas con la seguridad. Datos más recientes, sin embargo, dejan en evidencia esta tendencia: a día de hoy un 58% de los travel managers no han llevado a cabo ningún cambio en su política de viajes en los primeros seis meses del año (2017) como respuesta a una creciente preocupación por la seguridad.

“El sector de los viajes se encuentra en continua evolución y cambia a un ritmo vertiginoso, pero el diseño de políticas en el ámbito corporativo se mueve de forma mucho más lenta”, comenta Evan Konwiser, vicepresidente de Digital Traveler en American Express Global Business Travel. “Compañías de todos los tamaños deben identificar las vías para que las políticas de viajes pueden ser más ágiles y adaptadas a nuevos retos. Contar con los partners y las herramientas adecuadas son las claves para enfrentarse a este nuevo contexto internacional que exige nuevas medidas en materia de seguridad”, añade.

El travel manager busca ser el conductor del cambio

A pesar del bajo ritmo en el que que suceden los cambios en cuanto a políticas corporativas se refiere, muchos travel managers han comenzado ya a actuar, introduciendo o enriqueciendo diferentes medidas dirigidas a aliviar la necesidad de seguridad por parte de los viajeros. La gran mayoría de los participantes en el estudio (83%) hacen uso de tecnología para la localización de viajeros, mientras que un 79% comparten información sobre seguridad de forma proactiva con el viajero. Otras herramientas adicionales usadas por gran parte de los gestores de viajes incluyen formación sobre seguridad, tecnología para el registro en caso de emergencia, servicios de seguridad procedentes de su TMC (Travel Management Company) y planes de acción detallados para situaciones de emergencia.

El coste y conocimiento de la oferta trae consigo retos significativos

Según los datos extraídos del estudio, existen 3 áreas sobre las que les gustaría incidir a gran parte de los travel managers: a casi la mitad (45%) les gustaría contar con más apoyo por parte de su agencia de viajes; un 40% querrían ofrecer más formación en materia de seguridad a sus viajeros; y un 38% quiere implementar tecnología de registro (check-in technology) en situaciones de emergencia. No obstante, los participantes señalan que el coste derivado de un mayor apoyo por parte de la agencia de viajes y de la implementación de sistemas de registro en situaciones de emergencia se convierte en un freno. Además, admiten que la falta de conocimiento sobre los productos y servicios disponibles en materia de seguridad también influye en la lenta implantación de medidas dirigidas a garantizar la seguridad. En este sentido, el travel manager debería permanecer en diálogo constante con la agencia de viajes para afrontar estos retos.

Un área en la que el travel manager encuentra menos barreras es la posibilidad de ofrecer comunicación proactiva sobre seguridad a sus viajeros. De hecho, un 60% cree que suministra información adecuada y suficiente al viajero, mientras que un 27% reconoce que está trabajando para mejorar este punto.

Los travel managers deberían aprovechar la oportunidad

A pesar de que existen áreas relacionadas con la seguridad que cuentan con un amplio margen de mejora en el ámbito corporativo, también es verdad que el travel manager se encuentra en una buena posición para enfrentarse a esos retos, así como para preparar a sus compañías para posibles retos futuros en el campo de la seguridad y el “duty of care”.

“La proactividad es la clave para el éxito en materia de seguridad, y existen diferentes opciones para que la seguridad de nuestros viajeros y stakeholders sea una prioridad”, comenta Konwiser. “Puede ser algo tan simple como organizar una reunión conjunta de las áreas de Recursos Humanos, Tecnologías, Compliance y Dirección General para discutir sobre las políticas de viaje de la compañía y sobre la preparación ante posibles situaciones de emergencia”, continúa.