En el marco del Smart Travel News Roadshow celebrado en Madrid, Bernando Pujol, fundador y CEO de Delta Informática, ofreció una ponencia clave titulada «Registro de Viajeros. Cómo ser ‘compliant’ con la normativa sin generar fricción en el check-in». En su intervención, Pujol abordó los retos y oportunidades que plantea el cumplimiento del nuevo Real Decreto 933/2021, cuya entrada en vigor se ha producido este pasado 2 de diciembre.

La charla se centró en cómo las soluciones tecnológicas pueden ayudar al sector hotelero a cumplir con los requisitos legales sin comprometer la experiencia del cliente en el check-in, un momento crucial para causar una buena primera impresión.

Un equilibrio entre seguridad y privacidad

Pujol comenzó destacando el dilema que enfrentan los hoteleros al tener que cumplir con dos normativas que, a veces, parecen contradictorias: la Ley de Seguridad Ciudadana, que exige el registro de datos personales y su comunicación a las autoridades, y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), que limita el uso de esos mismos datos.

“Es como transitar por un camino angosto”, explicó Pujol. “Sin embargo, con sentido común y tecnología, podemos transformar ese camino en una carretera segura y eficiente”.

Este conflicto entre seguridad y privacidad, señaló, varía según los contextos culturales y políticos. En los países latinos, como España, Italia y Portugal, la seguridad tiene más peso, mientras que en los países anglosajones la privacidad suele prevalecer. Sin embargo, la balanza puede inclinarse dependiendo de factores coyunturales, como cambios políticos o incidentes de seguridad.

Principales novedades del Real Decreto 933/2021

El nuevo Real Decreto introduce cambios significativos en los requisitos para el registro de viajeros, que implican una mayor carga administrativa para los hoteleros. Pujol resumió las novedades más relevantes:

1. Datos adicionales del viajero: Además de los datos habituales, ahora se requiere el número de soporte del DNI, la dirección completa, el municipio, el país de residencia y un teléfono o correo electrónico de contacto. En el caso de menores de 18 años, es obligatorio registrar la relación de parentesco con el titular de la reserva.
2. Comunicación de datos de la reserva: Cuando se recibe una reserva directa, los hoteleros deben reportar al Ministerio del Interior detalles como el identificador de la reserva, la fecha de entrada y salida, y el método de pago. Si la reserva se realiza a través de un canal como Booking.com, la responsabilidad de la comunicación recae en el intermediario.
3. Firma obligatoria: Todos los huéspedes mayores de 14 años deben firmar el parte de entrada. Esto incluye a menores de edad, para quienes también se debe registrar la relación de parentesco.
4. Registro único en “Hospedajes”: Ahora todos los datos se reportarán a una plataforma única gestionada por el Ministerio del Interior, eliminando la necesidad de enviar información a distintos cuerpos de seguridad.

El impacto en la experiencia del huésped

Uno de los puntos clave de la ponencia fue cómo garantizar el cumplimiento normativo sin afectar negativamente la experiencia del cliente. Según Pujol, un proceso de check-in engorroso puede generar frustración en los huéspedes y, en casos extremos, hacer que abandonen el proceso.

“La digitalización es fundamental para transformar un trámite tedioso en un proceso fluido y eficiente”, afirmó. Entre las soluciones que propone Delta Informática destacan:

• Escáneres de documentos: Estos dispositivos extraen automáticamente los datos necesarios del DNI o pasaporte sin almacenar la imagen, garantizando el cumplimiento con el GDPR.
• Digitalización de firmas: Permite a los huéspedes firmar electrónicamente, eliminando la necesidad de papel, mejorando la sostenibilidad y simplificando el cumplimiento normativo.
• Check-in online: Herramientas que facilitan al huésped realizar el check-in antes de llegar al hotel, reduciendo el tiempo en recepción.
• Tabletas móviles: Para llevar a cabo el proceso de check-in fuera del mostrador tradicional, en espacios más cómodos como una cafetería o incluso en la habitación.

Los beneficios de la digitalización

Pujol subrayó que, además de facilitar el cumplimiento de la normativa, la digitalización aporta numerosos beneficios al sector hotelero:

• Eficiencia operativa: La automatización de tareas administrativas libera tiempo para que el personal se centre en ofrecer un mejor servicio al cliente.
• Sostenibilidad: Eliminar el papel no solo cumple con las expectativas de los huéspedes conscientes del medio ambiente, sino que también reduce costes operativos.
• Reducción de errores: Al automatizar la captura de datos, se minimizan los riesgos de errores humanos que podrían dar lugar a sanciones.
• Experiencia del huésped: Un proceso de check-in rápido y sencillo mejora la percepción del cliente y contribuye a su fidelización.

Cumplimiento normativo y sanciones

Aunque Pujol no quiso alarmar al sector, recordó la importancia de cumplir con la nueva normativa para evitar sanciones. Las infracciones leves, como reportar datos fuera de plazo, pueden oscilar entre 100 y 600 euros, mientras que las graves, como no darse de alta en el sistema de hospedajes, pueden alcanzar cifras mucho más elevadas.

También abordó un tema recurrente: la legalidad del escaneo de documentos. Pujol aclaró que esta práctica es completamente legal siempre que se haga correctamente y no se almacenen las imágenes de los documentos sin consentimiento. Citó un caso concreto en el que un hotel fue sancionado por utilizar imágenes de pasaportes para gestionar consumos en la cafetería, subrayando la importancia de utilizar herramientas adecuadas y respetar las leyes de protección de datos.

La propuesta de Delta Informática

Con 18 años de experiencia en el sector, Delta Informática se posiciona como un aliado clave para los hoteleros en este proceso de transición. Sus soluciones abarcan desde escáneres y herramientas de digitalización hasta sistemas integrados de gestión (PMS, CRM) que facilitan la integración de datos y procesos.

“La clave está en ofrecer herramientas que hagan que el registro de viajeros sea un proceso fluido, sin fricciones”, destacó Pujol. Esto incluye sistemas que permitan capturar automáticamente los datos necesarios durante el check-in online o en recepción, así como periféricos para la firma digital.

Conclusión: tecnología al servicio del cumplimiento

La ponencia de Bernando Pujol fue un llamado a la acción para el sector hotelero. Con la entrada en vigor del Real Decreto 933/2021, cumplir con la normativa será más complejo, pero también ofrece una oportunidad para modernizar los procesos de check-in y mejorar la experiencia del cliente.

“La digitalización no es solo una herramienta para cumplir con la normativa, sino un medio para transformar el primer contacto con el huésped en una experiencia positiva y memorable”, concluyó Pujol.

Gracias a soluciones como las de Delta Informática, los hoteles pueden adaptarse a las nuevas exigencias legales sin perder de vista lo más importante: la satisfacción del cliente.