Corren tiempos extraños y complicados para los hoteles y para todas las empresas que orbitan alrededor de los mismos.

Mientras la demanda, las reservas y los ingresos, en términos generales, se mantienen muy por debajo de sus niveles habituales, la exigencia de las medidas de adaptación a la nueva normalidad, la adecuación de las estrategias de revenue management a los permanentes cambios de escenario, y las necesidades de comunicación de los establecimientos, conllevan un esfuerzo y un desgaste de carácter engañoso. Demasiado trabajo para tan poco rendimiento.

El rol que nos toca interpretar a los proveedores tecnológicos de nuestra naturaleza, no dista demasiado de la recién descrita realidad. Vivimos de los hoteles, inmersos en una situación muy delicada, y nuestra supervivencia está directamente supeditada a su recuperación.

Doble responsabilidad, por tanto, a la que nos enfrentamos: por un lado, satisfacer sus peticiones directas y dar respuesta a las necesidades que nos trasladan. Por otro, reinventarnos para favorecer que salgan a flote lo antes posible, adoptar una actitud proactiva para proponer soluciones que los conviertan en la alternativa más apetecible para el viajero y que, al mismo tiempo, ayuden a optimizar su operativa actual. Más que nunca, tenemos que desvelarnos para ellos como ese apoyo incondicional con el que comparten intereses y objetivos.

Precisamente por eso, a lo largo de estos meses de parón forzoso de su actividad, nosotros no nos hemos marchado en ningún momento.

Al contrario. Nos hemos esmerado en mostrarnos, si cabe, todavía más cercanos y comprometidos, aprovechando también para poner en marcha desarrollos y funcionalidades que sabíamos que cobrarían mucha importancia en el corto plazo, pero que, además, una vez superemos la pandemia, seguirán en uso y a disposición de los establecimientos, aumentando la cartera de recursos para su comercialización. Como efecto colateral positivo, todas estas mejoras hacen de nuestro motor de reservas una herramienta más completa y eficiente, e incrementan nuestra competitividad.

Recién decretado el estado de alarma e impuesto el confinamiento, con la demanda literalmente por los suelos, decidimos destinar buena parte de nuestros recursos a combatir la oleada de cancelaciones. De ahí surgieron funcionalidades como el Desplazamiento de Reservas o las Reservas ReemBONOsables (bonos regalo como forma de reembolso).

Por lo contrario, a lo largo de las fases de desescalada, y según se aproximaba el fin de la cuarentena, y crecía la intención de compra, nos afanamos en la puesta en marcha de iniciativas que potenciaran las reservas, fundamentalmente a través de la mejora de la experiencia del cliente. Como resultado, nos complace hablar hoy del lanzamiento de nuestro propio sistema de Check In Online y de un nuevo recurso, integrado en el backend de nuestro motor de reservas, que permite subir documentos, obtener urls de descarga y crear Códigos QR que enlacen las mismas.

Check In Online: del dispositivo a la habitación

Fieles a nuestra filosofía, que busca siempre minimizar la dependencia de terceros, hemos desarrollado nuestro propio sistema de Check In Online, preparado para comunicarse a la perfección con la página web y el motor de reservas de nuestros clientes. La principal ventaja de contar con esta funcionalidad, dinamizadora de la iniciativa, es que reduce las aglomeraciones en recepción y, por tanto, también el contacto interpersonal en tiempos de pandemia. Pero hay muchas más:

• Mejora la experiencia del cliente: evitando colas y esperas que pueden resultar muy irritantes, y mejorando su percepción del servicio recibido.
• Favorece el upselling y el cross-selling: supone una nueva oportunidad para hacer revenue, mediante la oferta de servicios adicionales, upgrades, etc.
• Incrementa el tráfico de la página web: los clientes que reservaron por la web oficial regresarán para completar el Check In Online, y los que lo hicieron por otro canal, también podrán acceder, lo que supone un paso de gigante en términos de fidelización.
• Descarga de trabajo al personal del hotel: desentenderse del Check In permitirá al personal del hotel ofrecer un mejor trato, automatizando un servicio tradicionalmente ofrecido in situ.

La versión simplificada de nuestro sistema de Check In Online permitirá al cliente completar el proceso en tres sencillos pasos:

• Introducir el localizador y las fechas de la estancia
• Confirmar la(s) habitación(es)
• Rellenar los datos personales.

Pero si el hotelero lo desea, puede llevar este servicio mucho más allá, configurándolo a la medida de sus intereses:

• Formulario Personalizado: permite configurar todos los campos del formulario de datos personales.
  Check In Parcial: permite ofrecer la posibilidad de realizar un Check In parcial o total de los viajeros de una misma reserva.
• Activación Personalizada: permite estipular si estará siempre disponible o solo si se cumplen los requisitos de una determinada regla de negocio.
• Pago de la Reserva: permite realizar el pago de la reserva como parte del proceso.
• Up-selling y Cross-selling: permite ofrecer upgrades y servicios adicionales, que podrán ser abonados desde la plataforma.
• Fotografía del DNI: permite realizar y adjuntar una fotografía del documento de identidad.
• Firma Digital: permite habilitar la firma digital del proceso.
• Múltiples Accesos: permite configurar distintos accesos al servicio (confirmación de reserva, página web, etc.).

Generación de códigos QR

El papel, los formatos físicos de comunicación en general, han caído en desuso. Al menos temporalmente, como medida de prevención del contagio de la Covid-19. Menús de restaurantes, cartas de tratamientos, folletos promocionales, carteles informativos, etc. deben ofrecerse ahora en formato digital, lo que ha provocado un nuevo boom de los códigos QR, un tanto desfasados en los últimos tiempos.

Desde Hotel Manager, nuestro gestor de contenidos, desde el que se nutren tanto la página web como el motor de reservas, incluye ahora una nueva funcionalidad que permite generar códigos QR de un modo ágil y sencillo:

1. Acceder a Utils > Files
2. Subir o arrastrar los documentos o archivos a los que se quiere dar acceso
3. Hacer clic en Obtener URL (si se quiere poner un botón de descarga en la página web) o hacer clic en
4. Generar QR (si se busca favorecer el acceso a un determinado contenido a través de su escaneo con el dispositivo móvil).

De este modo, por un lado, los hoteleros podrán gestionar por sí mismos la generación de los códigos, sin tener que abandonar Hotel Manager, ni recurrir a su account o a aplicaciones de terceros. Por otro, los clientes evitarán manipular elementos previamente en manos de otros clientes. Una medida que será percibida, además, como un esfuerzo del establecimiento por favorecer un entorno lo más higiénico posible, incrementando su nivel de confianza y su percepción de seguridad.