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La implantación de VeriFactu empieza a ocupar un lugar cada vez más relevante en la agenda de las empresas turísticas españolas. Hoteles, apartamentos turísticos y albergues tendrán que asegurarse de que sus sistemas de facturación cumplen con los nuevos requisitos establecidos por la Agencia Tributaria (AEAT), un cambio que afecta tanto al funcionamiento del software como a la forma en que se conservan y comunican los registros de facturación.
Desde Redforts Hotel Software, que trabaja con establecimientos de alojamiento de toda España, aseguran haber detectado en los últimos meses una serie de dudas recurrentes entre los hoteleros. Qué es exactamente VeriFactu, cuándo será obligatorio, a qué empresas afecta o si resulta posible cambiar posteriormente de modalidad son algunas de las cuestiones que más se repiten.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es el nuevo sistema de la Agencia Tributaria destinado a controlar cómo se emiten las facturas en España. Su objetivo fundamental es impedir que una factura pueda alterarse o eliminarse después de su emisión sin que quede constancia de ese cambio.
Para ello, los programas de facturación deberán generar registros seguros, trazables y verificables por Hacienda. En la práctica, existen dos modalidades legales: VeriFactu y No VeriFactu.
Redforts ha optado por trabajar con VeriFactu, la modalidad en la que el propio software se encarga de enviar automáticamente a la Agencia Tributaria cada registro de alta o anulación. La AEAT es, por tanto, la encargada de custodiar esos datos.
Desde el punto de vista del establecimiento, el proceso apenas cambia respecto a la operativa habitual: el hotelero emite la factura dentro del sistema y el software se ocupa automáticamente del resto del proceso.
La modalidad No VeriFactu funciona de otra manera. En este caso, la información permanece almacenada dentro del propio sistema de facturación del negocio y no se remite automáticamente a la Agencia Tributaria. Esto supone una mayor responsabilidad para la empresa en lo relativo a la conservación de los registros, especialmente si en algún momento decide cambiar de proveedor tecnológico.
¿A quién afecta VeriFactu?
La nueva normativa afecta a los negocios establecidos en España, incluyendo Ceuta, Melilla y Canarias, aunque en estos territorios se apliquen impuestos indirectos diferentes al IVA, como el IPSI o el IGIC.
Las principales excepciones son País Vasco y Navarra. En el caso vasco ya existe un sistema propio equivalente, TicketBAI, mientras que Navarra continúa desarrollando su propio modelo a fecha de publicación de este artículo.
Para el sector hotelero, esto significa que la adaptación afecta tanto a sociedades que gestionan hoteles como a profesionales autónomos vinculados a apartamentos turísticos, alojamientos rurales, albergues u otros establecimientos.
¿Cuándo será obligatorio?
Las fechas actualmente establecidas por real decreto diferencian entre empresas y autónomos:
- 1 de enero de 2027, para las empresas y sociedades.
- 1 de julio de 2027, para los autónomos.
Aunque todavía existe margen para realizar la adaptación, desde Redforts recomiendan no dejar el proceso para las últimas semanas. Preparar con antelación el software, revisar los procedimientos internos y formar al personal que trabaja con la facturación puede ayudar a evitar incidencias y reducir el riesgo de errores cuando el sistema sea obligatorio.
¿Es necesario esperar al comienzo de un trimestre?
No. Una empresa puede comenzar a trabajar con VeriFactu en cualquier momento del año y no necesita esperar al inicio de un trimestre fiscal.
Esto permite a cada establecimiento planificar la transición en función de su calendario operativo. Para muchos hoteles, por ejemplo, puede resultar más conveniente realizar el cambio durante periodos de menor ocupación o antes de comenzar una temporada especialmente intensa.
¿Se puede cambiar entre VeriFactu y No VeriFactu?
Sí, aunque las condiciones no son exactamente las mismas en ambos sentidos.
Un negocio que esté trabajando bajo la modalidad No VeriFactu puede pasar a VeriFactu en cualquier momento. El proceso inverso tiene más restricciones: una empresa que ya haya comenzado a utilizar VeriFactu y quiera pasar posteriormente a No VeriFactu únicamente podrá realizar el cambio al comienzo de un nuevo año.
Esta diferencia convierte la elección inicial del sistema en una decisión que conviene valorar con cierta antelación, especialmente desde el punto de vista tecnológico y operativo.
El papel del software hotelero en la adaptación
La entrada en vigor de VeriFactu no implica únicamente un cambio administrativo. También obliga a los establecimientos a comprobar que su proveedor tecnológico está preparado para cumplir con las nuevas exigencias.
Redforts asegura haber desarrollado una integración nativa con VeriFactu. Esto significa que la factura se genera desde el propio software hotelero y que el registro correspondiente se comunica automáticamente a la Agencia Tributaria, sin necesidad de recurrir a herramientas externas o realizar procesos adicionales.
La compañía también ofrece soporte para los establecimientos que decidan cambiar desde otro proveedor. El proceso incluye la configuración del nuevo sistema y la migración de las reservas existentes con el objetivo de que la transición interfiera lo menos posible en la operativa cotidiana del alojamiento.
Para los hoteleros, la principal recomendación ante la llegada de VeriFactu pasa precisamente por revisar con suficiente antelación si su actual software de facturación estará adaptado cuando llegue el momento. La nueva normativa incorpora obligaciones tecnológicas, pero su impacto sobre el día a día dependerá en buena medida de cómo esté diseñada la integración.
Si el sistema automatiza correctamente los procesos, el cambio debería producirse prácticamente detrás de escena: el establecimiento seguirá emitiendo sus facturas mientras el software se encarga de cumplir con las nuevas obligaciones de registro y comunicación con la Agencia Tributaria.
