Félix Zulaica, 360 Hotel Management

Cuando llegamos a la sección “Cómo hacer el presupuesto del hotel fácilmente”, en nuestros cursos de Revenue Management, los asistentes responden con una sonrisa siniestra. En realidad no están fácil pero tampoco es tan difícil.

En este corto texto no pretendemos hacer un Master en Presupuestos de Hoteles pero si dejar claros los pasos y los conceptos.

Con la llegada del Otoño es cuando comenzamos ese proceso de hacer y/o negociar el presupuesto del año siguiente.

Tampoco es tan complicado, aunque si hay que ser meticuloso, hacerlo paso a paso es fundamental. Veamos los cinco pasos:

1 – Los ingresos de un hotel

Esta es la parte que va a marcar el presupuesto y otra serie de costes/gastos como personal que, en parte, depende del volumen de ocupación del hotel. Incluso de otros ingresos como Comidas y Bebidas que dependen de la ocupación.

Los ingresos, te recuerdo que hablamos en este artículo de alojamiento solamente, son el producto de dos variables: la ocupación en forma de número de pernoctaciones, room nights o como quieras llamarles, y el precio medio de la habitación por el precio medio o ADR (Average Daily Rate) o ARR (Average Room Rate).

Podemos hacer el presupuesto de ventas de arriba abajo o de abajo arriba.

De arriba abajo sería cuando nos marcan que debemos crecer en 2020 un 4% y luego nosotros lo desglosamos en un 0,76% de aumento en ADR y 3,26% en ocupación). Y lo ajustamos por segmentos (o al revés hasta cuadrarlo) o por canales de ventas/distribución.

Utilizaremos este enfoque:

De abajo hacia arriba sería partir del Calendario de Demanda 2020, del cierre provisional por segmentos de 2019, de la estrategia comercial e ir construyendo con un enfoque realista. En cualquier caso luego se reajusta y se negocia.

Sobre estos crecimientos generales de ADR y Ocupación aplicados mes a mes linealmente ajustamos con el Calendario de Demanda y otra info adicional que tengamos: febrero en 2020 tiene 29 días, Semana Santa en 2019 y 2020 ha sido en abril.

En este ejemplo hemos simulado que en 2020 fuera en marzo para ver un ejemplo de ajustes, y otras variables como grupos que tengas ya confirmados, …

En el Gráfico 2 puedes ver los ajustes. Pueden ser en ocupación o en precio medio ADR:

2 – Los Costes del hotel

Normalmente trabajamos con tres tipos de costes:

  • Costes fijos que se producen si o si, como el alquiler o hipoteca del hotel, una parte del personal (el equipo directivo, mantenimiento, recepción, reservas, …), seguros, …
  • Costes variables que se producen para cada habitación vendida/ocupada (en el caso de vacacional por persona) como la limpieza de la habitación si está externalizada, de la ropa de cama, …
  • Costes semi-variables como por ejemplo la electricidad. La factura tiene dos partes, una fija de enganche que se produce aunque esté todo apagado y una variable en función del consumo. El consumo también tiene una parte que se produce aunque haya pocos clientes (luz, calefacción o aire acondicionado en zonas comunes) y otra que es el consumo de los clientes en sus habitaciones.

Aquí debemos considerar también otros conceptos

  • El margen de contribución al beneficio que consiste en la diferencia entre el ingreso por habitación y noche menos los costes variables (primero contribuyen a cubrir los costes fijos y después contribuyen al beneficio).
  • El punto muerto, o break even point, que es el número de habitaciones que necesitas vender para cubrir los costes fijos y comenzar a ganar dinero.

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3 – Los Presupuestos

Ahora tenemos que poner los ingresos y los costes juntos en un presupuesto.

Como la ocupación, y el precio medio, varían mes a mes, la forma más práctica de hacerlo es a base de presupuestar estas dos variables para cada uno de los doce meses ajustándolo respecto al año anterior (por ejemplo la semana santa puede caer un año en marzo y el siguiente en abril, o al revés, y los puentes varían de año en año).

4 – La Cuenta de Resultados (provisional)

Ahora es el momento de juntarlo todo e incluir los gastos operativos. Muchos tendrán relación con el volumen de negocio y otros simplemente serán una estimación en un % de incremento respecto al año anterior.

5 – El Forecast o las Previsiones

Aunque esta fase no es de presupuesto, se realiza a lo largo del año, es importante para controlar y hacer el seguimiento de la evolución del negocio y la previsión de si llegaremos o no a cumplir el presupuesto, nuestros objetivos de negocio.

Ahora ya sólo te deseamos “que la fuerza te acompañe” en este titánico trabajo que supone, en muchos casos, hacer el presupuesto de tu hotel. Especialmente si es una cadena y te toca hacer el presupuesto de todos los hoteles de la cadena.

En el ebook “Cómo hacer el presupuesto de un hotel en sólo 5 pasos”, nuestro bestseller, que puedes descargar gratis, podrás seguir paso a paso el proceso y ampliamos detalles de cómo presupuestar los ingresos y de cómo diferenciar los costes fijos, variables y semivariables.

Imagen de portada vía Freepik

Fundador de 360 Hotel Management. Especializado en Revenue Management y Marketing Digital para hoteles, impartiendo cursos a profesionales por diferentes zonas turísticas de España. (Licenciado ADE por Deusto y MBA por IESE) Diferentes puestos de responsabilidad en Grupo Barceló, Grupo Iberostar, American Express, Vodafone ... en áreas de Marketing y Distribución.