Con la participación de más de un centenar de gestores de viajes de negocios y representantes de proveedores ligados al sector, Forum Business Travel ha anticipado en sus convocatorias de Bilbao y Valencia las claves que marcarán la política de viajes de las empresas de cara al año que viene. Los retos empiezan con la generación de nuevos ahorros en los programas de viaje maduros.

Según comenta Óscar García, cofundador de FBT, “la gestión de la demanda va a ayudar a la reducción de costes y generar una cultura del ahorro, en la medida en que los viajeros estén informados del gasto que generan”.

En las categorías clásicas, como son el aéreo, el hotel y el rent-a-car, cada vez es más difícil conseguir mejores condiciones con los proveedores, pero hay otras necesidades, como la movilidad urbana, que ofrecen oportunidades para optimizar la gestión. Son los costes que se generan durante en el viaje y que resulta más difícil controlar, porque escapan a la intervención de la agencia de viajes.



Una de las grandes dificultades con las que se están encontrando los travel managers son los procesos de reserva. La construcción de las tarifas se ha complicado enormemente, con un precio base unido a multitud de opciones extra. La complejidad radica también en las diferentes condiciones, desde la antelación de la reserva, hasta las penalizaciones por cambios y cancelaciones o los servicios complementarios.

También está quebrando la cabeza de los travel managers, y es otra de sus grandes preocupaciones de cara a 2019 la proliferación de aplicaciones de viaje. Como se pregunta Óscar García, “¿cuántas apps llevan los empleados en el móvil y cuántas son realmente útiles?” La mayoría de los proveedores tienen la suya y hasta hace poco han sido meramente informativas, pero cada vez más son transaccionales.”Esto obliga a las empresas a establecer una política de apps y el gran reto es la unificación”, añade.

En lo que respecta a la tecnología y la digitalización, los travel managers y expertos reunidos por Forum Business Travel insisten en que la clave está en identificar el valor real que aportan. Según Lorena Iglesias, travel manager de FCC Servicios Ciudadanos, “aunque la tecnología es accesible y barata, no todas las empresas necesitan todo y tampoco es fácil sacarle el máximo partido. Hay que estudiar bien las necesidades de cada uno”.

En los últimos años han aparecido herramientas que ayudan a realizar el seguimiento y control de todo el itinerario. Este planteamiento integral de la gestión de los viajes es de gran ayuda para optimizar el presupuesto de la empresa. Pero el ahorro tiene que encontrar un equilibrio con las condiciones de viaje de los empleados. La combinación de trabajo y ocio en los desplazamientos es una motivación que las empresas utilizan cada vez más.

Otro de los aspectos que ha analizado Forum Business Travel es el papel de las agencias de viajes en un mercado que desde hace unos años camina claramente hacia la desintermediación.

Según destaca Charles de Bonnercorse, director de Ventas de American Express Global Business Travel, “la relación de las agencias con sus empresas clientes está cambiando y lo va a hacer aún más para reforzar su función de consultoría”. Ignacio González, director Comercial de Globalia Corporate Travel, coincide en el análisis: “las agencias tenemos que ofrecer cada vez más servicios, más personalizados y con mayor flexibilidad”.