Si las cadenas hoteleras adoptan políticas de cancelación inferiores a 48 horas, las empresas tendrán que presupuestar gastos adicionales millonarios. Esta es la conclusión a la que ha llegado HRS, proveedor global de soluciones hoteleras, tras un profundo análisis de los datos de las reservas de sus mayores clientes corporativos de los últimos doce meses, centrándose en las cancelaciones.

Para los viajeros corporativos, la flexibilidad es el aspecto más importante a la hora de reservar hotel, pues las citas de negocios cambian con frecuencia. Dicho esto, HRS comprende que los hoteles tienen todo el derecho a maximizar su inventario de habitaciones y generar ingresos.

Con la mejora de las tecnologías de comparación de precios y gestión de ingresos, optimizar las relaciones de los proveedores (y negociar los contratos de forma justa) con los hoteles y los gestores de programas hoteleros es esencial para mitigar el impacto financiero de estas nuevas políticas.

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La encuesta realizada por HRS a 100 agentes de viajes corporativos concluyó que la mayoría de los encuestados esperaban que la nueva política de cancelación produjera unos costes mayores. El 60% de los participantes en la encuesta pensaban que la nueva política pondría en peligro sus opciones de lograr sus objetivos de gestión de viajes.

Así, casi un tercio de las empresas ya han acordado negociar condiciones especiales con los hoteles. Al elegir entre dos hoteles con la misma valoración por estrellas, el mismo servicio y una ubicación similar, el 82% de los agentes de viajes prefieren claramente el hotel que ofrece unas políticas de cancelación más flexibles.

Según el estudio de HRS, casi una de cada seis reservas (17%) se cancela. Sin embargo, las cancelaciones a corto plazo son menos frecuentes. Un 5% de las reservas se cancelan hasta 48 horas antes de la llegada. Las normas de cancelación más estrictas que las principales cadenas hoteleras han introducido recientemente podrían repercutir en un aumento de los costes del programa de hoteles para las empresas.

En muchos casos, el cargo por cancelación tardía equivale a una pernoctación. Teniendo en cuenta estos posibles costes según los patrones de cancelación reales del año pasado, las empresas encuestadas incurrirían en un dos por ciento de gastos adicionales por alojamiento.

En caso de que los períodos de cancelación reducidos sean adoptados por más hoteles de todo el mundo, los costes adicionales podrían alcanzar cifras millonarias para algunas empresas. Un ejemplo de esto lo proporciona un cliente clave de HRS con unos gastos hoteleros totales de más de 82 millones de USD. Si todas las cancelaciones realizadas por esta empresa en las 48 horas anteriores estuviesen sujetas a este cargo, el impacto en el presupuesto sería de 600.000 USD al año.

Si todas las cadenas hoteleras implementaran esa política, esta misma compañía podría tener gastos adicionales de hasta 2,7 millones de USD, correspondientes al tres por ciento del volumen total de reservas. Estos acontecimientos tienen más impacto en países dominados por cadenas, como EE. UU., donde los hoteles independientes representan menos del 30% del mercado total.

“Ante la adopción de condiciones de cancelación más estrictas en determinadas cadenas, las empresas deben revisar su programa de hoteles y las tarifas negociadas”, indica Flavio Ghiringhelli, Vicepresidente de HRS de Soluciones corporativas, suroeste y este de Europa y Oriente Medio.

“Estamos haciendo de este un asunto prioritario en todas las negociaciones de nuestros clientes en esta temporada de solicitud de propuestas. Las empresas que no traten este problema en sus negociaciones de 2018 corren el riesgo de tener que afrontar tarifas no planificadas que pueden afectar negativamente a la planificación y a los gastos reales. Las empresas también pueden reducir el posible impacto fiscal de estas tarifas informando mejor tanto a las personas que viajan como a las que planifican el viaje sobre los gastos que suponen los cambios de última hora, ya sea en las reservas de vuelos como de hotel”.