El departamento de gestión de viajes de Daimler solicitó a sus socios proveedores de viajes y de soluciones tecnológicas que rediseñaran y simplificaran el proceso de gestión de viajes corporativos de la compañía. En respuesta, sus socios han trabajado conjuntamente para desarrollar el modelo FiveStar para el departamento de gestión de viajes de Daimler a escala mundial.

«Cuando los viajeros corporativos dedican demasiado tiempo a las tareas asociadas a un viaje, como la reserva o el pago y la cumplimentación de informes de gastos, una compañía de la dimensión de Daimler pierde al año el equivalente a 25 millones de euros en tiempo de trabajo productivo», explicó Bernd Burkhardt, responsable del departamento de gestión de viajes de Daimler a escala mundial.

En cooperación estratégica con Daimler, diversos proveedores —incluidos BCD Travel, Amadeus y AirPlus—han trabajado para establecer un nuevo proceso de gestión viajes para la compañía a través del proyecto FiveStar, que a su vez podría convertirse en una nueva solución para el sector. El primer paso del nuevo proceso simplifica las búsquedas mediante el uso de algoritmos para identificar los mejores paquetes de viajes.

Los proveedores tecnológicos de Daimler han desechado la creencia generalizada de que siempre es mejor contar con más opciones de viaje para centrarse en el objetivo subyacente: simplificar el proceso para los empleados. En vez de mostrar todas las posibilidades disponibles, los viajeros solo visualizan las ofertas de vuelos, hoteles y alquileres de coches más relevantes en función de su historial o hábitos, la política corporativa, la estrategia corporativa con los proveedores y sus preferencias.

Una vez que los viajeros han seleccionado las fechas y los componentes del viaje, el modelo FiveStar usa números de cuenta virtuales para gestionar los pagos a lo largo de todo el proceso, lo que evita al empleado las molestias vinculadas con la gestión de viaje. La conciliación automatizada de facturas en itinerancia mediante el teléfono móvil simplifica aún más el viaje y reduce casi a cero el tiempo destinado a procesar los gastos. Todos los empleados de Daimler a escala mundial utilizarán un mismo procedimiento para la gestión de sus viajes, estandarizado y simplificado, que estará disponible en todo momento para todos a través de un modelo de servicio compartido y global.

Si bien buena parte de las funciones individuales del modelo FiveStar ya existían, el enfoque integral y de proveedores múltiples es completamente nuevo e innovador. La oferta de una función de búsqueda capaz de mostrar la «opción idónea» para cada viajero ha sido uno de los mayores retos.

«A veces, ofrecer demasiadas opciones a los viajeros no resulta positivo, ya que complica y ralentiza el proceso— declaró Bukhardt—. Con este sencillo proceso de tres pasos, los viajeros de negocios pueden concentrarse en su trabajo en lugar de en la gestión de sus viajes. Este enfoque revolucionario propicia una experiencia totalmente nueva en los viajes corporativos. Este proceso se convertirá en un nuevo estándar mundial para todos los empleados de Daimler, basado en la digitalización, la movilidad y la facilidad de uso».

BCD Travel, la empresa proveedora de servicios de gestión de viajes para Daimler, supervisa que cada componente del modelo contribuya de forma fluida al proceso general. Amadeus brinda el motor de búsqueda y reservas y la interfaz de usuario mediante la tecnología Cytric de i:FAO. AirPlus gestiona el proceso de pago totalmente integrado y lo remite al proveedor de servicios de gestión de gastos.

Dado que el programa ha superado con éxito la fase de prueba, Daimler empezará a implementar el modelo a escala mundial, región por región, en 2017.

«Ser la empresa de servicios de gestión de viajes para un cliente que trabaja de forma constante para mejorar en este sentido resulta muy gratificante —declaró Kathy Jackson, vicepresidenta ejecutiva del área de gestión de clientes a escala mundial de BCD Travel —. El modelo FiveStar demuestra que la colaboración impulsa la innovación de cara a facilitar la experiencia de viaje».

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